Werkgevers mogen sinds 1 januari 2026 maximaal € 0,25 per kilometer onbelast vergoeden voor zakelijke reizen en woon-werkverkeer. Het vorige fiscale maximum bedroeg € 0,23 per kilometer.
De verhoging is bedoeld om werknemers tegemoet te komen in hun reiskosten. Hoewel de maatregel onderdeel wordt van het Belastingplan 2027, is via een beleidsbesluit goedgekeurd dat werkgevers het hogere bedrag nu al mogen toepassen.
Het gaat om een fiscaal maximum. Je mag dus maximaal € 0,25 per kilometer gericht vrijgesteld vergoeden, zonder dat hierover loonheffingen verschuldigd zijn.
Nee, de verhoging betekent niet automatisch dat iedere werknemer recht heeft op € 0,25 per kilometer.
Of je de vergoeding moet aanpassen, hangt af van de afspraken die binnen jouw organisatie gelden. Controleer daarom:
de arbeidsovereenkomst;
het personeelshandboek of de arbeidsvoorwaardenregeling;
een eventueel toepasselijke cao;
bestaande afspraken over het volgen van de fiscaal maximaal toegestane vergoeding.
Staat er bijvoorbeeld dat je altijd de maximale fiscaal onbelaste kilometervergoeding betaalt? Dan kan het nodig zijn om de vergoeding te verhogen. Is een vast bedrag van € 0,23 afgesproken, dan ontstaat door de fiscale wijziging niet automatisch een verplichting om meer te betalen.
Ja. Heb je vanaf 1 januari 2026 € 0,23 of minder per kilometer betaald? Dan mag je het verschil tot maximaal € 0,25 per kilometer alsnog onbelast aan je medewerkers vergoeden.
Voor een juiste nabetaling zijn onder andere de gereden kilometers vanaf 1 januari nodig. Het is daarom belangrijk dat de kilometerregistratie volledig en controleerbaar is.
Een eenvoudig voorbeeld:
Een medewerker heeft sinds 1 januari 2026 in totaal 2.000 zakelijke en woon-werkkilometers gedeclareerd. Bij een aanvullende vergoeding van € 0,02 per kilometer bedraagt de mogelijke onbelaste nabetaling:
2.000 kilometer × € 0,02 = € 40
Een nabetaling is alleen aan de orde wanneer de werkgever besluit de vergoeding daadwerkelijk te verhogen of daartoe verplicht is op basis van bestaande afspraken.
Betaalde je al meer dan € 0,23 per kilometer en behandelde je het meerdere als belast loon? Dan kan de verhoging gevolgen hebben voor eerdere loonaangiften. Onder voorwaarden mag het belaste loon per aangiftetijdvak worden verlaagd met maximaal € 0,02 per kilometer.
Heb je over dit deel al eindheffing betaald binnen de werkkostenregeling? Dan kan mogelijk een verrekening plaatsvinden in een volgende aangifte loonheffingen.
De precieze verwerking hangt af van de manier waarop de vergoeding eerder in de loonadministratie is opgenomen. Laat daarom eerst controleren welke situatie van toepassing is voordat correcties worden ingediend.
Doorloop in ieder geval de volgende stappen:
Controleer welke kilometervergoeding je momenteel betaalt.
Bekijk wat hierover is afgesproken in contracten, arbeidsvoorwaarden en de cao.
Bepaal of je de vergoeding vanaf nu wilt of moet verhogen.
Beslis of je ook over de periode vanaf 1 januari 2026 een nabetaling doet.
Zorg voor een volledige kilometerregistratie.
Laat de aanpassing en eventuele correcties juist verwerken in de salarisadministratie.
Informeer medewerkers duidelijk over de gemaakte keuze.
Een verhoging van € 0,02 lijkt misschien eenvoudig, maar de verwerking kan per werkgever verschillen. Zeker bij een nabetaling, een cafetariaregeling, eerdere belaste vergoedingen of toepassing van de werkkostenregeling is het belangrijk dat de loonadministratie aansluit op de gemaakte afspraken.
Wil je weten wat de verhoging van de onbelaste kilometervergoeding voor jouw organisatie betekent? De Personeelscentrale kijkt graag met je mee en helpt je met een correcte verwerking in de salarisadministratie.
Neem contact met ons op voor persoonlijk advies.
